Reuniões improdutivas - As cansativas reuniões com pouco resultado é um mal necessário?

O tema do artigo é algo que ninguém está isento, independente das carreiras escolhidas e níveis hierárquicos: são as cansativas reuniões improdutivas. Considerarei, nesta análise, apenas reuniões presenciais. São duas notícias, uma boa e outra ruim. A ruim é que esta doença corporativa nos seguirá até o final de nossas vidas e o lado positivo é que ela tem cura, desde que toda empresa se empenhe em mudar este sintoma.

As estatísticas mostram que o nível gerencial passa 50% de seu tempo em reuniões. Já a diretoria gasta ¾ de um dia de trabalho enclausurada em reunião. É muito tempo perdido. Quando afirmo que este “mal” nos seguirá até o final das nossas vidas, é por que acredito que há uma relação direta entre as reuniões improdutivas e o ser humano, isto mesmo, trata-se de uma característica comportamental organizacional. Duvida? Veja alguns motivos:

- Olha como eu trabalho - Os gerentes usam as reuniões para mostrar que, efetivamente, estão trabalhando, tanto para subordinados quanto para níveis superiores.

- Poder / Carência - Alguns usam as reuniões pelas falsas sensações de aceitação (característica simples de comportamentos de grupos), além de poder, principalmente quando assume a função de mediador ou quem tem a palavra.

- Todos fazem mesmo - As reuniões são feitas simplesmente porque todo mundo faz. O motivo não interessa, se virou gerente é quase um pré-requisito.

- Quem está na reta? - Reuniões servem para buscar, constantemente, culpados em todos os níveis e criar alianças.

- Deixa para a próxima - A procrastinação também é um bom motivo, convoca-se uma reunião para marcar a outra e postergar a decisão, criando-se um ciclo sem fim.

Pesquisando mais sobre o tema descobri que, devido à insatisfação geral, empresas como Pão de Açúcar e Colgate estão contratando ou treinando mediadores de reunião. Estes profissionais têm conhecimento específico para liderar discussões, possuem técnicas de gestão do tempo e também são responsáveis por evitar que as pessoas cheguem à reunião sem saber a pauta, por manter o foco do debate e por garantir que todos saiam do encontro com atividades definidas. Vamos, então, aos possíveis remédios:

Remédios tarja vermelha

1 – Defina claramente o tema - A literatura sobre a metodologia das reuniões recomenda que a agenda esteja previamente estabelecida e que todos os participantes tenham conhecimento dela.

2 – Marque horário para começar e terminar - O término é mais importante que o início. Comece na hora mesmo que todos não estejam na reunião, pois isto forçará que os atrasados se apressem nas próximas.

3 – Mantenha o número mínimo de pessoas - Reuniões grandes são mais improdutivas que menores. Se o processo de decisão envolver muitas pessoas, faça outros encontros com a mesma agenda.

4 – Foque sempre - Se alguém estiver saindo do tema, não o corte. Agradeça a participação e explique gentilmente que não é o momento. Reunião deveria ser similar ao Twitter para que todos falassem suas ideias em 140 caracteres.

5 – Desligue os celulares - Só atenda o telefone se for Deus ou o Presidente (não seria um sinônimo?)

Remédios tarja preta (uso controlado):

1 - Fique de pé - Ficar em pé gera um desconforto que serve como bom motivo para agilizar as decisões;

2 – Fuja da sala de reunião - Autores norte-americanos e novos gestores da geração Y sugerem reuniões no corredor ou em local aberto (varanda ou saguão) para que os participantes fiquem expostos e não caiam na tentação de “empurrar as soluções com a barriga”. Alguns mais radicais cortam até água e café.

Parece simples, mas não é, requer disciplina e controle, principalmente de egos. Se você, assim como eu, se sente incomodado com estas discussões intermináveis, divulgue este tema na sua empresa. Caso não dê certo, tente acertar em cheio o bolso da sua empresa.

Indique um site interessante, chamado Meet or Die: nele você poderá incluir quantas horas durou sua última reunião, qual o setor que trabalha, o tamanho da sua empresa e os cargos dos participantes para, a partir dos dados, descobrir quanto dinheiro foi desperdiçado nesta reunião pela sua empresa. Talvez esta seja a única cura deste eterno sintoma.

Depois me diga se deu certo.

Augusto Uchôa (Graduado em Comunicação Social pela ESPM, mestre em Administração de Empresas pelo Ibmec-RJ com especialização em Marketing, doutorando pela Coppe/UFRJ, consultor de empresas e fundador do Boteco do Conhecimento. Atualmente ministra aulas pelo IBMR-Laureatte e palestras sobre os temas Marketing, Negociação, Serviços e Relacionamento)

FONTE: Portal HSM
30/05/2011